Één plek voor al uw veelgestelde vragen

An ECTN — or Electronic Cargo Tracking Note — is a mandatory maritime waiver certificate required for shipments to 27 African countries. Issued before vessel’s departure and/or just after departure, the ECTN allows customs authorities to verify cargo details and is essential for clearance at the destination port. For certain countries, the ECTN number must also appear on the final Bill of Lading.

Any shipper, exporter or freight forwarder, sending cargo by sea to a country that requires an ECTN. This applies regardless of cargo type — FCL (Full Container Load), breakbulk, RoRo, project cargo or LCL (Less Container Load) cargo. 

The ECTN exists to give customs authorities effective oversight of imports and exports. It also provides financial security by preventing the under-declaration of goods and improving the accuracy of trade data.

Failing to provide a valid cargo tracking note can result in significant fines, shipment delays, or refusal to unload at the destination port.

An ECTN is required for all goods to various African countries. The main purpose of this cargo tracking note is so that your goods can be unloaded at the port of destination; therefore an ECTN should be obtained before arrival.

It is important to note some countries have deadlines based on the ETD and ETA, so double check the specific country page on our Destinations page.

Each ECTN captures the essential details of a shipment: the parties involved, the value of the goods, freight costs, a description of the cargo, vessel details and the shipping mode. It is critical that the information on the ECTN matches the supporting documents (Bill of Lading, commercial invoice, packing list, etc.).

The exact documents required to issue an ECTN vary by destination but the standard required documents are:

• Bill of lading
• Commercial invoice
• Seafreight invoice
• Packing list
• EXA (Export Customs document)

For more information check our [Destinations page LINK] for the country-specific requirements.

Currently, 27 countries require an ECTN.

Depending on the destination, the certificate is known by different names, including:

• LC — Loading Certificate
• BESC — Bordereau Electronique de Suivi de Cargaison
• BSC — Bordereau de Suivi de Cargaison
• FERI — Fiche Électronique de Renseignements à l'Importation
• BIETC — Bordereau d'Identification Électronique de Traçabilité des Cargaisons

No, only one ECTN can be made per BL (with the exception of Togo; please check the specific country page for details).

The ECTN number is unique to the BL, therefore no ECTN can be made for an existing order with the same BL number.

This depends on the country of destination. Corrections after validation are not possible for all countries, and where permitted, an additional fee may apply.

Loading Certificate is de naam die in Angola wordt gebruikt voor een Elektronische Vracht Tracking Nota.

Het DU-document of Documento Unico (Provisorio) is een vereist document voor zendingen naar Angola. Het DU/DUP-nummer(s) moet(en) op het Laadcertificaat worden vermeld.

Het ARCCLA-bestand bevat alle belangrijke informatie van de zending en moet correct worden ingevuld door het bedrijf/de klant die de ECTN aanvraagt. Het kan worden geüpload in PDF- of Excel-formaat. Het ARCCLA-document is een verplicht document dat door de autoriteiten wordt gevraagd voor de validatie van het Laadcertificaat.

De ARCCLA-bestandssjabloon is te vinden via deze link.

Mindcom of Ministro da Industria e Comercia is het Angolese ministerie van Industrie en Handel.

Dit is de partij die verantwoordelijk is voor DU(P) documenten.

2024060000005000 - Dit nummer kan alleen worden gebruikt wanneer de goederen een waarde hebben van minder dan 5000USD.

R&C Desk levert laadcertificaten voor de havens van de volgende landen:

• België
• Nederland
• Luxemburg
• Frankrijk
• Italië

Ja, een correctie na validatie van een laadcertificaat is mogelijk als aan de vereisten wordt voldaan.

U kunt een correctie aanvragen na validatie via uw bestelling.

Ja.

Hiervoor moet je contact opnemen met MINDCOM en een correctie/verandering aanvragen na validatie.

Geen, dit zijn verschillende namen voor hetzelfde certificaat.

Het Bordereau d'Identification Électronique de Traçabilité des Cargaisons (BIETC) is een document dat vereist is voor alle zendingen naar Gabon. Het is hetzelfde als een ECTN-document.

De pre-validatie moet vóór verzending worden uitgevoerd. De finale validatie hangt af van de laadzone — Zone Europa: 10 dagen na vertrek, Zone ROW: 15 dagen na vertrek. Het is niet mogelijk om na deze datum te valideren; de resterende stappen worden op de bestemming afgerond.

Voor Gabon is het niet mogelijk om een BIETC opnieuw te openen na validatie om een correctie aan te brengen. Wijzigingen moeten op de bestemming worden afgehandeld.​

Ja, het BIETC-nummer moet verplicht op de BL worden vermeld.

Vanaf 5 februari 2014 zijn voertuigen ouder dan 10 jaar niet meer toegestaan in Gabon. Het verbod geldt voor de categorieën B, C, D, E en F.

De originele vrachtbrief (OBL) waarin het BIETC-nummer staat vermeld, is vereist om een aanvraag voor de definitieve validatie in te dienen.

Geen, dit zijn verschillende namen voor hetzelfde document, afhankelijk van het land.

EXA of uitvoeraangifte is een (Europese) verklaring van uitvoer van goederen en een vereist document voor het verkrijgen van een ECTN voor verschillende bestemmingen.

Het elektronisch certificaat voor het volgen van ladingen (ECTN) is een verplicht document voor alle goederen die naar verschillende landen gaan. Dit certificaat zorgt ervoor dat uw goederen gelost kunnen worden in de haven van bestemming.

R&C Desk levert ECTN's voor de volgende bestemmingslanden:

• Angola
• Benin
• Burkina Faso
• Burundi
• Kameroen
• Tsjaad
• Democratische Republiek
• Congo
• Djibouti
• Gabon
• Guinee (Conarky)
• Guinee (Bissau)
• Ivoorkust
• Senegal
• Somalië
• Zuid-Soedan
• Togo
• Equatoriaal-Guinea
• Centraal-Afrikaanse Republiek
• Niger

Goederen zullen worden tegengehouden en boetes kunnen hiervoor worden opgelegd in het land van bestemming.

Dit is een verplicht document voor het aanmaken en valideren van een ECTN-document. Voor elk BL moet een (afzonderlijke) ECTN worden opgesteld.

Dit is de afkorting die wordt gebruikt voor Shipper Owned Container.

Dit is de notatie voor gewicht/volume en kan ook worden gelezen als ton/cubic meters. Om uw bestelling te plaatsen, moet u de hoogste van deze twee waarden aangeven.

Nee, er mag slechts 1 certificaat per BL worden aangemaakt, tenzij anders aangegeven door de autoriteiten.

Dit hangt af van land tot land, maar de standaard vereiste documenten zijn:

• BL
• Commerciële factuur
• Vrachtfactuur
• EXA

U kunt uw order aanmaken door de hoogste waarde te selecteren. Vervolgens kunt u in de communicatie de juiste waarde aangeven. Na verificatie met de BL ontvangt u de bijgewerkte orderbevestiging.

Uw orderbevestiging is ook uw proforma factuur en het document dat als basis dient voor de betaling. Dit is gedaan om het proces te versnellen en de mogelijkheid te hebben om uw bestelling te corrigeren/wijzigen. U kunt al uw bestellingen vinden via 'mijn portal'.

De eindfactuur wordt uitgegeven door het systeem zodra uw betaling is ontvangen. U kunt al uw facturen vinden via het portaal.

R&C Desk is een handelsnaam en afdeling van het bedrijf TC&T.

De vooruitbetaling is een snellere manier om te betalen. Onder normale omstandigheden zou je een bestelling plaatsen, wachten tot je de offerte ontvangt en vervolgens het juiste bedrag overmaken. Daarna moeten we wachten tot we de betaling van de bank ontvangen om verder te gaan met de concept. Vanwege de vooruitbetaling slaan we de stap van de overschrijving over door al een bepaald bedrag op je rekening te storten. Dit stelt ons in staat om veel sneller met de concept te beginnen.

U kunt het resterende tegoed op uw account bekijken in het overzicht van uw portal.

Als uw bestelling nog niet is verwerkt, is annulering gratis. Als de bestelling in een verder stadium is en geannuleerd moet worden, worden alleen de verzendkosten vergoed.

1. Betalingsgegevens:
​Naam: R&C Desk
​IBAN : BE71-7360 6956-8969
​BIC: KREDBEBB
​Referentienumme: 

2. Bankgegevens:
​Naam bank: KBC Bank
​Adres bank: KBC BANK SCHILDE – Turnhoutsebaan 184 – 2970 Schilde - België

1. Stuur een e-mail naarrequest@rcdesk.bemet uw bestelnummer of factuurnummer in het onderwerp
2. Ga op uw persoonlijke portaal naar uw order die u wilt terugbetalen en vraag het aan in de feedback.

Je kunt een account aanmaken door deze Nieuwe gebruiker knop in de header van de website te gebruiken.

Deze knop brengt je rechtstreeks naar onze inlogpagina: Login 

Zodra u bent ingelogd op uw account, vindt u deze onder 'mijn account'.

Stuur ons een e-mail via request@rcdesk.be met de volgende informatie:

• Bedrijfsnaam
• Naam gekoppeld aan de e-mail

De platformbeheerder zal contact met u opnemen voor verdere details.

Ga naarhttps://www.rcdesk.be/web/reset_password, hier kunt u uw wachtwoord opnieuw instellen

Zodra u bent ingelogd, gaat u naar 'mijn account' en vindt u aan de rechterkant uw gegevens. Daar vind u ook de link om uw wachtwoord te wijzigen. Als u uw wachtwoord bent vergeten, ga dan naar de volgende vraag.

Deze link brengt u rechtstreeks naar onze servicepagina, hier kunt u aangeven voor welk land u een waiver nodig heeft:https://www.rcdesk.be/countries.

Klik op het land waarvoor u een ECTN nodig heeft, selecteer de zone van uw laadhaven en volg de stappen.

Nee, dit is niet mogelijk. Een bestelling kan alleen worden geplaatst als je geregistreerd of ingelogd bent.

Klik op de knop "correctie" op de pagina van uw bestelling. De status van uw bestelling zal veranderen en het team zal de correctie aanbrengen. Controleer alstublieft in het communicatievak welke wijzigingen moeten worden aangebracht.

U kunt goedkeuring geven door de knop "Goedkeuring" te gebruiken. Deze bevindt zich bovenaan uw bestelling. De status van uw bestelling zal veranderen en het validatieproces is nu gestart.

Als uw ECTN, FERI, LC, BESC, vrijstelling of BIETC niet langer nodig is, kunt u een annulering aanvragen. Het hangt af van de status van uw bestelling of dit mogelijk is. Ons team zal u door dit proces begeleiden. Voor ECTN, FERI, LC, BESC, vrijstelling of BIETC die in behandeling zijn, kunnen annuleringskosten van toepassing zijn.

Met deze knoppen kunt u uw order vooruitzetten. Als u een correctie op het ontwerp wilt aanvragen, kunt u op "correctie" klikken en wordt er een verzoek naar ons doorgestuurd. Hetzelfde geldt voor goedkeuring. Is uw draft correct? Dan kunt u deze knop gebruiken om goedkeuring aan te vragen en de definitieve versie van uw ECTN te ontvangen. Als u het concept niet meer nodig hebt, kunt u op annuleren klikken. Het annuleringsproces wordt dan gestart.

De bijlagen die u bij een order hebt geüpload, kunt u altijd raadplegen door naar uw order te gaan en op "documenten" te klikken. Ze zullen verschijnen met de meest recente documenten eerst.

Voor de volgende landen is het verplicht om het ECTN-nummer op de BL te vermelden: Burkina Faso Gabon

We vragen u om telkens het definitieve BL door te sturen voordat u uw ECTN valideert.

Ga naar uw order in uw account. Daar kunt u uw definitieve ECTN downloaden.